( Z heng  J ian  F a  X ing  Z i  [ 1999 ] No. 39; promulgated by the China Securities Regulatory Commission on April 8, 1999)

For the purpose of enhancing the normative operation of listed companies (hereinafter referred to as  ‘ the companies ’ ), maximizing the functions of the secretary to directorate and strengthening the guidance to the work of the secretaries to directorate, in accordance with the  “ Special Provisions of the State Council concerning Issuing of Shares and Listing of Limited Companies Overseas ” , the  “ C ompulsory  P rovisions  on  Articles of Association  of the Company Listed Overseas ”  and the relevant laws, regulations and rules concerning overseas issuing and listing and  with  reference  to  the m easures  concerning  the  a dministration  of secretaries to directorate at home and abroad, t he  China Securities Regulatory Commission   ( CSRC )  puts forward the following requirements for   the  work of the secretaries to directorate:

Chapter I Status, Main Duties and Q ualifications  of Secretary to Directorate

Article 1 The secretary to directorate is a  senior  managerial  officer  of the company, performing the same duties as required of a  senior   manage rial officer of the company in accordance with the laws, regulations and articles of association and being entitled to the corresponding functions, power and remuneration. 

Article 2  The main task s   for  the  secretaries to directorate are to assist the directors in handling the directorate ’ s routine work, keep providing and reminding them of the laws, regulations, policies and requirements concerning corporate  operation  as promulgated by the regulatory institutions at home and abroad; and assist the directors and managers in  the  implementation of the laws,  regulations , articles of association and other provisions at home and abroad in the  performance  of their duties and power; take charge of the organization  and  preparation of documents for directorate and shareholders ’  meetings, take minutes, ensure the compliance of the resolution resolved at the meeting with the legal proceedings, and keep track of the  implementation  of the resolution passed by  the  directorate; take charge of the organization and coordination of information disclosure, coordinate the relations with investors, and improve the  transparency ; participate in the organization of capital raising in the capital markets; and handle the relations with the intermediaries, supervision institutions and media as well as the maintenance of a sound public relation. 

Article 3 The secretaries to directorate are required to have a professional knowledge of the listing overseas and the relevant laws and regulations, know a foreign language, be familiar with the business operation of a company and the corresponding industry, grasp the relevant knowledge needed for the performance of their duties, possess a sound personal  integrity  and professional ethics, and be capable of public relations and coordination. 

Article 4 The secretaries to directorate shall, in accordance with the requirements of the overseas supervisory institutions and the requirements of the rules on listing, be of an associate degree qualification or higher with more than three years ’   working  experience in financial auditing, business administration or legal affairs, having been enrolled in the secretary to directorate qualification training and passed its examinations sponsored by the CSRC and other institutions.

A natural person, to whom any of the cases under Article 112 of the  “ C ompulsory  P rovisions  on  Articles of Association  of the Company Listed Overseas ” , shall not hold the position of secretary to directorate.

Article 5 Prior to  the official  appointment of a secretary to directorate, the directorate of the company shall report the said appointment to the CSRC for file and make it open to the public.  T he main information required for file covers: (1) resume, diploma certificate (a copy of the original document) and the relevant documents verifying the working experience of  the  prospective secretary to directorate; (2) qualification certificate and training certificate; (3) documents on the appointment of the prospective secretary to directorate issued by directorate; and (4) other  material s required by the supervision authority.

Article 6 In principle, the secretary to directorate of the company shall be a full-time staff member. In case the director or any other senior management official of the company holds the position part-time, he/she shall guarantee to devote enough energy and time to the  fulfillment  of the responsibilities as a secretary to directorate. The general manager (excluding the vice general manager) and the company ’ s financial chief shall not concurrently act as a secretary to directorate.

Chapter II Duties and Powers of Secretary to Directorate

Article 7 The secretary to directorate shall be responsible for the organization and arrangement of a directorate meeting and board of supervisors meeting, including document preparation, meeting affairs, truthfulness of the minutes taken, the keeping of meeting documents and records, and the tracking of the implementation of the resolution passed at the meeting. Besides, the secretary to directorate shall report to the directorate any significant issue that comes up and put forward his or her suggestions as to a solution to the problem.

Article 8 For the purpose of strengthening the functions of strategic  decision -making and guidance of the directorate of the company, the secretary to directorate shall ensure the  significant  issues are processed strictly in conformity with the prescribed procedures. According to the requirements of  the  directorate, the secretary to directorate shall participate in and organize the consultation over and analysis of  the  items to be decided by the directorate and put forward his or her corresponding opinions and suggestions. Besides, the  secretary  to directorate shall undertake the routine work as assigned by the directorate and the relevant commissions. 

Article 9 The secretary to directorate plays the role of a  liaison  between the company and the securities regulatory authorities, taking charge of the organization, preparation and prompt submission of documents required by the regulatory authorities as well as the acceptance and completion of the tasks assigned by the regulatory authorities. 

Article 10 The secretary to directorate takes charge of the organization and coordination of the company ’ s information disclosure and the establishment of information disclosure system by taking part in the meetings concerning information disclosure so as to be informed of the company ’ s significant business decisions and the  relevant  information.

Article 11 The secretary to directorate takes charge of the confidentiality work of the stock-price-sensitive materials and formulates effective confidentiality systems and measures. In case the stock-price-sensitive materials of the company are disclosed for some reason or other, the secretary to directorate shall take necessary remedial measures to explain and clarify the case, and then report to the CSRC and the  regulatory  institutions with jurisdiction over the places where the listing  occurs .   

Article 12 The secretary to directorate takes charge of organizing and coordinating market promotion activities and the coordination of visitors reception, handling the investors ’  relations, keeping contacts with the investors, intermediaries and news media,  coordinating  and answering the questions asked by the general public and ensuring the investors to receive the materials disclosed by the company in time. Besides, the secretary to directorate also takes charge of the organization and  arrangement  for the overseas promotion activities, the report on market promotion and significant visits, and the report on the  relevant  matters to the CSRC. 

Article 13 The secretary to directorate takes charge of the management and preservation of the name list of the shareholders, the name list of the directors, and records of the shareholding amounts of the large shareholders and the directors as well as the name list of the owners of rights and interests of outstanding corporate bonds. Besides, the secretary to directorate may keep the company ’ s seals and establish the rules for the management of the common seals. 

Article 14 The secretary to directorate shall assist the  directors  and managers in their implementation of the relevant laws,  regulations , the articles of associations of the company and other provisions at home and abroad during the exercise of their duties. The secretary to directorate, who learns that the company has made, or may make a resolution that proves to be in violation of the relevant provisions, shall have the responsibility to remind the parties concerned of the said resolution and shall have the right to report the fact truthfully to the CSRC and the other supervisory and regulatory institutions. 

Article 15 The secretary to directorate shall coordinate in the provision of the information and material required by the company ’ s board of supervisors and other inspection authorities in their performance of their supervision duties and assist in the investigation over the  fulfillment  of  the ir responsibilities by the financial chief, the board directors and the managers of the company. 

The secretary to directorate shall perform the other functions as assigned by the directorate and required by the overseas markets where the company is listed. 

Chapter III Legal Responsibilities of Secretary to Directorate

Article 16 The secretary to directorate bears the responsibilities of integrity and diligence, shall abide by the articles of association of the company, be loyal in the performance of his or her duties, safeguard the interests of the company, and shall not seek personal interests by taking the advantage of his or her position and powers in the company. In case it is necessary for the secretary to directorate to  transfer  part of the duties to some other person, the  transfer  shall be approved by the directorate. Meanwhile, the secretary to directorate shall ensure that the said duties are fulfilled according to law. Once an act of violation against law occurs, the secretary to directorate shall bear the  corresponding  responsibilities.  T he CSRC may give or suggest giving necessary encouragement or penalty to the work of the secretary to directorate.

Article 17 In case  any of the following circumstances occurs  during the term of  office  of the secretary to directorate, the directorate shall terminate the appointment: (1) failing to perform the relevant duties and responsibilities, thus causing severe loss to the company; (2) acting in violation of laws, regulations, the articles of association of the company and the other  relevant  provisions during the performance of his or her duties, thus causing serious consequences or extremely harmful impacts; (3) leaking the company ’ s secrets, thus causing severe consequence or extremely serious impacts; (4) being considered by the regulatory authority as unqualified for the job as a secretary to directorate; and (5) other circumstances defined by the directorate.  T he CSRC may give or suggest giving necessary encouragement or penalty to the work of the secretary to directorate.

Article 18 The disengaged secretary to directorate shall accept the on-departure examination by the company ’ s board of supervisors before leaving, and hand over the relevant files, unfinished work and unsolved problems in a complete manner to his/her successor under the supervision of the company ’ s board of  supervisors . The secretary to directorate shall sign the necessary  confidentiality agreement  when leaving his/her post, and shall continue to perform the confidentiality responsibilities. 

Chapter IV Miscellaneous 

Article 19 The company ’ s directors, managers and relevant departments shall support the secretary to directorate in their performance of their respective duties according to law and provide  necessary  assurance in the organizational set-up, personnel allocation and funds. All the departments of the company shall actively cooperate with the secretary to directorate.

Article 20 The company shall not dismiss the secretary to directorate without a sound reason, and  the  replacement of the secretary to directorate shall be reported in advance to the CSRC for file and the relevant regulatory institutions in the overseas market where the listing  occurs  shall be informed of the change. The company ’ s directorate, who has decided to terminate the appointment of a secretary to directorate, shall in the main time appoint a successor in line with the  prescribed  procedures. 

Article 21  The CSRC is responsible for the interpretation ,  supplementation  and modification of this Guidelines.